Botkyrka kommun svindlat på 25 miljoner kronor

En misstänkt miljonsvindel har avslöjats vid Botkyrka kommun. 200 fakturor för totalt 25 miljoner kronor kan vara falska och misstankarna riktas mot en tidigare anställd.

Förvaltningen fick in tre fakturor på sammanlagt 500 000 kronor för olika konsulttjänster från ett företag i byggbranschen, men fakturorna var felaktiga.

– Fakturorna visade sig vara attesterade av samma tjänsteman, nu pensionerad, vid förvaltningen. Vi valde att polisanmäla och dra igång en internutredning, säger Botkyrkas samhällsbyggnadschef Magnus Andersson.

Revisionsbolaget Ernst & Young granskade samhällsbyggnadsförvaltning och hittade från 2008 till 2013 200 fakturor för totalt 25 miljoner kronor där man misstänker att oegentligheter kan ha förekommit

Fakturorna har attesterats av en tidigare anställd och olika chefer (som varit ett flertal under åren).

1.1 Granskningens inriktning
Med anledning av ovanstående önskade kommunen att EY i samband med utredningen av de misstänkta oegentligheterna utreda om fakturahantering och övriga berörda rutiner stått i överenstämmelse med interna kommunala regelverk och rutiner samt ge förslag till förbättringar av intern kontroll. Genomförd granskning av intern kontroll har utförts parallellt med utredningen avseende misstänkta oegentligheter.

2.1.1 Attest av leverantörsfakturor
Enligt kommunens reglemente för budgetansvar och internkontroll ska alla fakturor attesteras två i förening, dels av en mottagningsattestant och dels av en beslutsattestant med följande inbyggda kontrollåtgärder:

Beställnings-/Mottagningsattest – Innefattar kontroll mot leverans/prestation samt underlagets riktighet. Transaktioner skall vara beställnings-/mottagningsattesterade innan beslutsattestering sker. Beställnings-/mottagningsattest får utföras av samtlig personal som köper eller beställer varor och tjänster.

Rekommendation
Attestkontrollen är en av kommunens nyckelkontroller som ska säkerställa utbetalning inte sker avseende fakturor där varor och tjänster inte levererats. Denna kontroll är av yttersta vikt, varför de anställdas förståelse för vad en mottagnings- respektive beslutsattest innebär måste säkerställas, exempelvis genom utbildningsinsatser.

Vi rekommenderar dessutom att attestkontrollen utökas till att även omfatta kontroll av att fakturan är ställd till rätt mottagare samt att korrekta uppgifter anges på fakturan.

Aktuellt attestreglemente bör dessutom formaliseras och uppdateras med att omfatta aktuella beloppsgränser. Kommunen bör säkerställa att förändringar i attestbehörigheter formellt dokumenteras och godkänns.

Kontroller avseende manuellt hanterade fakturor bör stärkas så att det säkerställs att fakturor attesteras i enlighet med fastställda attestregler om attest av två i förening.

Botkyrka kommun har bestritt käromålet i dess helhet.

Som grund för sitt bestridande har Botkyrka kommun anfört att betalningsansvar inte föreligger för de i målet omstämda fakturorna eftersom arbete inte utförts. Kommunens representant har dessutom inte haft ställningsfullmakt avseende de två sista fakturorna. Representanten har i alla fall inte varit behörig, varken genom fullmakt eller ställningsfullmakt, att binda kommunen till så kallade cut-off-klausuler.

Parterna har vid muntlig förberedelse i tingsrätten nått den förlikning som framgår av domslutet.