Vad innebär det att vara strukturerad?

Många jobb kräver att man är strukturerad. Har någon lust att förklara vad detta innebär och vad som förväntas av en?

Strukturerad betyder att man har ganska lite att göra på sitt jobb. Oftast 3 saker varje dag. Då är det lämpligt att man skriver en lista med just 3 saker att göra varje dag. Därefter utför man dessa 3 saker och räknas som strukturerad.

Tyvärr innebär mitt jobb att jag har mer än 3 saker att utföra. Därför är jag ostrukturerad.

En del av att vara strukturerad är att ha ordning på sin lång och kortsiktiga planering. Man har koll på tidsåtgång på för jobbet aktuella uppgifter samt planerar dessa efter förändringar.

En annan del är att ha ordning och reda runt sig, ser ditt kontor ut som skit så är ofta din arbetsstruktur skit.

Ha ett snyggt och rent kontor, en uppstyrd mailbox med undermappar, arkiveringssystem som givetvis är sorterat efter någon faktor.

Att komma väl förberedd och i tid till möten är även det en del av att vara strukturerad, det betyder att du har koll på din planering. Det är givetvis upp till dig att avsäga möten där du tycker din input eller närvaro är meningslös. Detta ska givetvis återkopplas till närmsta chef med en motivering innan du avböjer.

På min nivå blir det många möten som man inte skulle gå på och aaaaallt är givetvis prioriterat.

Då gäller det att sortera upp alla skitmöten och filtrera bort onödig info även om man måste vara fysiskt närvarande.

Sprid information i god tid och till rätt berörda parter. Återkoppla alltid inom utsatt tid även om det tycks oviktigt i din värld. Ett enkelt "detta ligger inte inom ramarna för mitt område, vidarebefodrar till berörd part" mail är alltid bättre än inget svar alls.

Detta är några punkter som jag kräver av mina medarbetare och kollegor.

Sträva efter att alltid ha koll på dina ansvarsområden, ingen ska kunna få dig ur balans på frågor som rör ditt arbete och är aktuella. Har du en struktur som tillåter det? Då är det oftast en ganska bra modell.

Nu talar jag ur en chefs synvinkel, har man underställd personal som jag och även i sin tur under, underställda så måste man bryta ner det på ganska låg nivå. Läs: Skriva daglig pricklista som man rangordnar efter prioordning.

Mitt tips är att läsa boken, Sju goda vanor. Världens bästa bok enligt många!

Fast det kan inte stämma att det är detta man menar då dessa jobannonser ofta efterfrågar folk som kan hantera inkommande och ej fördefinierade arbetsuppgifter.

Strukturerad för mig i sammanhanget betyder att man har förmåga att organisera och prioritera sina arbetsuppgifter. För övrigt ganska så sammankopplat med att vara ordningssam.

Gillar inte alls att man alltid ska vara strukturerad. Strukturerad kan också mena att du är alldeles för dum för att jobba flexibelt, snabbt och avslappnat. Studier har visat att "ostrukterade" männsikor är båda mer intilligenta och kreativa än den som har fint på skrivbordet.

“If a cluttered desk is a sign of a cluttered mind, of what, then, is an empty desk a sign?“

- Dr. Laurence J. Peter

Fast sådär ska man nog inte tänka. Intelligens kräver ändå i många sammanhang en viss struktur. Många jobb som vill ha strukturerade människor ställer stora krav på flexibilitet, snabbhet, problemlösningsförmåga och kreativitet.

Det kan lika gärna bli rörigt, fel och ineffektivt när det är ostrukturerat.

Får man fråga vad herrn jobbar som?

Jag raljerade lite över fenomenet och försökte överdriva så att det framgick tydligt.
Dock ser jag ingen koppling mellan att vara strukturerad och att kunna hantera icke fördefininerade arbetsuppgifter. Snarare tvärtom.

Att ha en bra struktur har väldigt lite att göra med intelligens. Några av våra mest brillianta forskare drunknar bokstavligen i papper, böcker och klutter. Däremot så vill jag gärna ha en länk till dessa studier som påstår att det finns en länk mellan ostruktur och intelligens...

Du verkar påstå att man skapar sig sinnesro av att ha ett kaos? Samt att man snabbare kan nå mål genom att vara ostrukturerad?

Har du jobbat med/mot målstyrning någon gång?

Alla är vi olika, men det märks ganska tydligt i långa och avancerade projekt vilka som är ostrukturerade och lite vilsna helt enkelt. Visst dom kan ha bra idéer, dock så har dessa ofta redan gåtts igenom i projektets tidigare faser. Något den ostrukturerade givetvis haft koll på om man hade haft ordning på sina papper.

Sen tycker jag inte detta enbart kan appliceras på mer avancerade jobb, min arbetsplats har problem med ostrukturerade personer redan på golvnivå så väl upp till senior nivå, tyvärr...

Jag jobbar som produktionschef och projektledare inom en betydande aktör på den svenska grossist marknaden. Det yttersta personalansvaret för avdelningens 184 personer faller på mig, 12 av dessa är mellanchefer som jag har totalansvar över.

Givetvis så har jag budget och ekonomiansvar för avdelningen och ingår i ledningsgruppen.

Är huvudansvarig för implementeringen av ett nytt ordersystem i summorna 115 millioner. Tror inte jag skulle klarat av det med en höftning och ett kanske...

Jag kan faktiskt säga att av dom chefer jag jobbar med, så verkar dom som saknar en tydlig struktur i sitt arbete ha störst problem.

Detta gäller allt från medarbetarförtroende till kunskapsnivå och engagemang.

Jag tror stenhårt på att man skapar sig frihet genom en tydlig struktur.
Sen måste man planera in reflektionstid där man i lugn och ro kan se över sina dagar/veckor osv.

Förlåt om jag raljerar, affärsresa och har ett tråkigt hotell!