Förhindra att man blir lurad av ekonomiansvarig?

Hej!

Jag driver ett aktiebolag och har en gubbe externt som sköter ekonomin åt mig.
Han sköter alla betalningar och även bokföringen (en annan revisor gör bokslutet).
Han får leverantörsfakturor av mig och sedan bokför han och betalar dem.
Jag har fasta leverantörer och går igenom alla fakturor noga innan jag lämnar dem vidare.

Hur ska man egentligen kunna ha någon som helst koll att han inte förskingrar pengar?
Hur ska jag ha koll på att han exempelvis inte lägger till någon extra betalning till kompisens företag?
Det är för många betalningar varje dag för att granska varje enskilda betalning hos banken.

Känns ju som att din revisor borde ha koll på detta? Be den personen har extra koll på detta, säg att du misstänker att pengar försvinner till annat än bara dina räkningar.

Har du fasta leverantörer bör du använda ett ekonomiprogram där betalningar endast kan göras till dem. Diskutera med revisorn vilket program som kan vara lämpligt.

1. Se till att endast du kan lägga in leverantörer i ditt administrationssystem.
2. Endast du kan betala eller skicka betalfiler till ditt bankkonto. Ekonomiansvarig har endast tittfunktion till bankkontona.

Allt annat gör ekonomiansvarig, 99% av jobbet utförs och inga pengar kan hanteras av nån annan än dig.
Driver 4 bolag själv idag och lägger kanske 30 minuter/vecka på betalningar, leverantörer. Allt annat görs av anställda.

Dubbel attest eller att endast du har rätt att signera betalningar i banken har redan föreslagits. Du kan ju göra stickprover då och då i bokföringen.

Men i det större perspektivet, om du har dessa misstankar emot din ekonomiansvarige så kanske du ska byta ut den personen.

Jag gör så att jag går igenom fakturorna ibland då och då, gör kollar för att säkerställa att det stämmer. Hur jag än vrider på det måste jag lita på dom som jobbar för mig, och genomstick prover låter det även mitt hjärna vara avslappnad.

Dock känner jag personen i fråga sedan barnsben så kanske var dåligt sätt för ändra, blev lite tveksam nu. Dubbelattestering är ett bra alternativ om ditt bokföringssystem kan hantera det.

Lägg alla fakturor via EDI så läser du enbart upp filen och det är ett säkert sätt.



www.johanmårtensson.se