Paperless Office och automatisering med Mac!

Som rubriken lyder; Paperless Office och automatisering med Mac!

Jag försöker att arbeta mer papperslöst, effektivare, snabbare och mer automatiserat nu bla. genom att:

• Lägga till snabbkommandon
• Scanna in Kvitton
• Utnyttja Ipaden maximalt
• Lägga upp databaser i Filemaker

Någon som har erfarenhet av det här? Programvaror att rekommendera? Jag vet att Joe Kissell är lite av en expert på det här.

Jag är mycket intresserad av bra arbetsflöden och lägger ofta ner stor möda för att finna dem.

Vi har nog olika mål. Men jag använder mängder av verktyg. Målet är alltid en så skalbar och sofistikerad lösning som möjligt. Och som helst aldrig behövs ändras, men om så är fallet bör det vara relativt enkelt.

Tack för tipset om http://joekissell.com/

Först ut:
USB Overdrive
http://www.usboverdrive.com/

Ämnet ligger nära till hands som Lean, Six Sigma och process management.

Jag använder mig även av den inbyggda Automator men har svårt att få röstkommandona att funka.

Ex. har jag ett kommando i Automator som tar upp dagens penga kurser genom olika bankers hemsidor. Så när jag ska växla pengar tar det bara några sekunder från att ha tagit minutrar.

Magic Trackpad är även något jag inhandlat men kanske inte utnyttjar fullt ut ännu.

Sedan är det ju viktigt att hålla datorn ren och till prestanda. Dvs 5s (lean verktyg) i datorn eller vid datorbordet, allting har sin plats. Pennor, papper, musen; allt har sin plats.

Ska inhandla en Canon Image Formula DR-C125 skrivare för att scanna kvitton o bokföringunderlag. Har använt Ipaden för sådant men det tar för lång tid då jag arbetar med runt 2000 sidor i månaden. Vilket betyder att jag måste scanna runt 50-100 sidor om dagen.

Har även Parallels installerat så jag kan köra de bästa apparna för Windows och de bästa apparna för Mac.

Tror det var Ericsson som skulle införa det papperslösa kontoret? Idag har nig kommit en bit på väg. Jag använder mobilen som scanner. Med CamScanner på mobilen läser jag in dokument och skickar till Dropbox. Funkar bra för dokument men ersätter naturligtvis inte en riktigt scanner i alla lägen. Finns många appar som gör samma sak.

Varför använda Automator för växlingskurser? Har du några särskilda krav? Jag använder Currency Converter widget till DashBoard:
http://www.quaerosoft.com/currencyconverterwidget/index.html

Skriver du asterisk och värde i rutan, så hämtas kurserna inverterade. Ex. "*1" i Svenska kronor ger hur mycket 1 enhet i valda länders valuta är i svenska kronor. Extremt praktiskt.

Men om du vill hämta annan data så skulle jag rekommendera Google Sheets. Mängder av funktioner för ekonomi. https://support.google.com/docs/table/25273?rd=2

Skulle inte de räcka kan Google Sheets hämta vald data från nästan vilken internetsida som helst. Ex. men formulan:


Jag känner till historien och grundtankarna med Lean, men har inte läst så mycket om det. 5S var nytt för mig. http://sv.wikipedia.org/wiki/5S


Nästa tips:
Jag vill alltid att text som klistras in ska vara helt oformaterad och därmed anpassa sig till stilen där den klistras in. För att slippa använda klistra in special använder jag FormatMatch:
http://www.macupdate.com/app/mac/40981/formatmatch

Trodde nästan den här tråden hade dött men är tacksam för att hitta 2 till skribenter.

Det här ämnet är riktigt hett då många bolag som Apple, Toyota m.m. och studiotekniker som Max Martin m.m. använder sig av det.

-------

Jag använder automator för att öppna hemsidan till de banker jag växlar på; alltså korrekt kurs för mitt ändamål. Har jag tre banker tar jag den billigaste o skickar iväg anställda att växla på.

-------

En liten rolig sak, här är en youtube snubbe som kör Parkour för att spara in på tiden det tar att betala räkningar.https://www.youtube.com/watch?v=LI1kivBJJ_E Lol......en enkel knapptryckning på datorn kan ju göra jobbet ännu snabbare???

Effektivare arbetsmetoder och "work flow" kommer för alltid att vara intressant. Och desto mer digital världen blir, desto fler verktyg finns att tillgå.

Hur fungerar ditt automator-script? Och hur visar det sedan datan?

Mitt nästa tips till alla är att lära sig Regex efter behov. Extremt användbart. En mycket bra Regex editor till OS X är RegExRX.