Det är frågor på flera nivåer som du ställer här.
Men låt oss filosofera lite kring de olika aspekterna:
Allmännyttig. Detta är en kvalificering som är primärt skatterättslig. Allmännyttiga föreningar åtnjuter särskilda undantag ifrån beskattning, men har även krav på att verksamheten skall vara av sådan art och hur stor del av verksamheten som skall innefattas i den allmännyttiga definitionen. Som revisor bör du så klart granska detta då styrelsen kan hållas personligt ansvariga i skattefrågor.
Ideell förening. I en förening finns stadgar, verksamhetsplan och riktlinjer kring verksamheten. Det är såklart inte "förbjudet" för en förening att betala en extern part för tjänster, så länge de är i linje med föreningens syfte och verksamhet och till alla medlemmars vinning eller värde. Men personen i fråga har helt klart försatt sig i en lite prekär sits då han ur en beslutande position i föreningen (antar jag) beslutat engagera sig själv. Om det kan visas att detta missgynnat föreningen så kan det vara brottsligt i form av trolöshet eller förskingring. Men även om det inte är brottsligt så kan det bli föremål för civil process om stämman eller medlemmarna kan visa att hans handlingar inte varit i linje med föreningens syfte alternativt att han har otillbörligen gynnat vissa medlemmar (sig själv, exempelvis) på orimlig bekostnad av andra.
För att minimera sådana risker bör ju självfallet beslutsfattare i föreningar vara extremt öppna om sina ekonomiska kopplingar till föreningen. Som i detta fall bör styrelse och stämma besluta om detta och definitivt kräva att personens uppdrag är väldigt väl definierat, att det följs upp kontinuerligt emot stadgar och verksamhetsmål och att samtliga kostnader och betalningar redovisas tydligt.
Offentliga medel. Med stor sannolikhet kommer de offentliga stödmedel som föreningen uppbär kopplade till vissa krav på verksamheten. Exempelvis hur stor del av medlen som måste användas för det syfte som de beviljades för. Som revisor bör du definitivt följa upp detta och om det inte går att styrka att föreningens verksamhet och ekonomiska medel används som krävs av de offentliga finansiärerna måste stämman få veta det. Och överväga huruvida styrelse skall få ansvarsfrihet om oklarheter föreligger.
Bokföring. Självfallet måste alla ekonomiska aktiviteter bokföras och stödjas av tillräckliga underlag i form av fakturor och kvitton. Fristående är det bokföringsbrott att underlåta, och om andra oegentligheter föreligger (skattebrott, trolöshet, förskingring etc) brukar de normalt automatiskt klassas som grova om de kombinerats med systematiskt fusk med bokföringen.