GDPR - Vad gäller inom offentlig sektor?

Jobbat inom LSS som stödassistent under många år och även om gdpr (dataskyddsförordningen) inte är ny är det tills ganska nyligen förvaltningen börjat uppmärksamma golvfolket om gdpr.

Anledningen att frågan ställs här och inte till sektionschef är oro över att arbetet kommer att bli svårare att utföra om chefen exempelvis förbjuder lathundar till ny personal:

Får arbetsbeskrivningar på samma papper existera om man kodar de boendes namn?
Svaren jag fått av kollegor har varit svävande

Får tavlor existera i personalrum med bilder på brukare? Vi har veckotavlor i personalrummet (med bilder på de som bor där) för att lättare planera veckan och få en tydligare helhetsbild.

Jag oroar mig för att gdpr kommer att göra det svårare för oss att göra vårt jobb. Oroar mig för att insatser, medicin och dylikt glöms bort.
Nya vikarier behövs alltid och det tar tid innan de får inloggning till intranätet.

Ni som jobbar med människor. Hur jobbar ni med gdpr?

Gdpr gäller bara it-system världen, så tavlor och utskrifter är lunga. Se bara till att det inte finns nått kvar i utskriftskön.

Jag jobbar jobbar ej inom detta verksamhetsområde, men jag jobbar dagligen med register inom offentlig verksamhet.

Rent generellt, så gäller GDPR all data som samlas om brukare. Inom LSS kan det dock finnas andra lagar som kräver att det ska finnas arbets- och rutinbeskrivningar. Anonymiserad eller pseudonymiserad data kan vara personlig data om det enkelt framgår vem det gäller.

Alla dina exempel är helt okej att lagra så länge det uppfyller kraven i artikel 5.1-5.2.

Det kan även handla om att data ska lagras utifrån att brukaren ska få rätt typ av vård, som t.e.x journaler. Detta är en väldigt självklar och stark anledning till att fortsätta lagra data om brukare.

Utifrån att man uttrycker en oro för att insatser och medicinering ska påverkas så verkar det som att era chefer inte har informerat tillräckligt och tydligt.

Den frågan man får ställa sig, är, vad händer om lathunden tappas? Hela syftet med GDPR är att skydda personinformation från att läcka, genom uppgiftsminimering och uppsäkring av uppgifter.

Här kan det då vara bättre att ha lathunden på en arbetstelefon som kan skyddas med en PIN-kod och även spärras/fjärraderas ifall den förkommer.

Är det då så att smartphones alltid måste gå via IT och bara personal med intranätsinloggning kan komma in i smartphoneserna, kanske man ska skaffa en "dumbphone" (knapptelefon) där uppgifterna läggs in t.ex. i "anteckningar" eller "telefonboken" och sedan skyddas med telefonlåskod/stöldskyddskod.

Ett annat alternativ vore att ha ett sådant där "smart nyckelskåp" och lägga in lathunden i displayen så att den kommer fram när man hämtar brukarens nyckel med sin PIN-kod/passerkort kanske?
Eller rentav sätta lathunden på nyckelknippen - den som går till brukarens lägenhet - (och då måste man givetvis beakta risken med att nyckeln tappas bort - genom att t.ex. ha korta lånetider på nycklarna och larm när lånetiderna överskrids)

Eller en surfplatta som sitter permanent fastlåst/fastskruvad i personalrummet, där lathund finns bakom PIN-kod och så får man gå dit och kolla om man glömmer.


Det beror på ifall det är lätt att avkoda eller inte. Och nu menar jag t.ex. om en oärlig brukare skulle hitta en borttappad lathund. Vet man t.ex. att det finns en enda rullstolsbunden som heter Anders Andersson och det på en lathund står:

Brukare 02850432

...
21:15 - hjälp att flyttas över från rullstol till sängen
...

då fattar man ju direkt att 02850432 är Anders Andersson.


Det beror helt på hur personalrummet fysiskt är uppbyggt. Man får helt enkelt beakta om det finns möjlighet för obehöriga att se tavlan t.ex. genom att man står vid personalrumsdörren och väntar och råkar se in genom springan/dörröppningen när dörren öppnas.

Kan man t.ex. dölja tavlan så att det inte finns någon som helst siktlinje mellan personalrumsdörren och tavlan även då personalrumsdörren står på vid gavel, så är det okej med en sådan tavla.

Ett alternativ är att ha en veckotavla undanstoppad i låst låda eller kassaskåp eller liknande, som tas fram då det är dags att ha planeringsmöte.
Alternativt att man har någon gardin eller förtäckning som kan dras över planeringstavlan - men då måste det skötas!
Eller rentav ha en fast gardin över planeringstavlan så man alltid måste lyfta på gardinen för att läsa tavlan.


Enklaste sättet att lösa detta är att alltid låta någon fast personal jobba samtidigt, dvs man kör aldrig 100% vikariebeläggning. Då kan den fasta personalen delegera ner insatser, medicin m.m. till vikarierna utan att vikarierna själva behöver ha tillgång till uppgifterna.


Fel. PUL gällde bara IT-system, det var alltså fullt okej att behandla personuppgifter utskrivet på papper eller t.ex. med analogkameror.
GDPR gäller all personuppgiftsbehandling. IT eller ej spelar ingen roll.


Okej att lagra ja, men det måste lagras/hanteras på rätt sätt också med hänsyn till säkerhet.
Frågan är inte "Får man behandla uppgifter om brukare" för det får man.
Utan frågan är "Får man ha personuppgifter på en lathund som lätt kan tappas bort" eller "Får man ha personuppgifter på en tavla i personalrummet som kan ses av obehöriga så fort dörren till personalrummet öppnas" etc.

Det bör finnas ett lakan eller något som ni kan täcka över tavlan med, där foton finns. Där jag jobbar har vi anonymiserat med initialer. A.N. typ.

Knappast, GDPR gäller hantering av persondata, oavsett medium. Det gäller alla företag och organisationer som handhar persondata i någon form.
GDPR gäller t ex för utskrivna CVn på en personalavdelning, och det gäller de utskrifter du eventuellt gör i ditt arbete, om de innehåller persondata. Det gäller en handskriven lista på namn och adresser.
Det gäller all persondata.

Men vad lagen säger är ju att du får hantera persondata under vissa förutsättningar, t ex att du har medgivande, eller att du har lagstöd (vilket t ex Skatteverket och huvuddelen av offentliga sektorn har) eller att det krävs för att fullgöra ert avtal.

(såg att sebnie hann posta före mig, med kloka kommentarer)

Lathundar och annat material rörande brukare som genomförandeplaner och handlingsplaner ska aldrig lämna kontoret. Och om kontoret är obemannat låser vi dörren. Personaltavlan går att täckas över helt.
Tror du åtgärderna räcker?

Angående alltid ha en fast personal på jobbet kan bli svårt då flesta boenden har dygnet runt bemanning med liten fast personalstyrka. Hos oss består ett dygn av två som jobbar dag, två kväll och en vaken natt. Det blir nog att kostnadsfrågan kommer krocka lite med gdpr med den lösningen.

Ja. Men man måste tillse att de efterföljs också. Dvs lathundar får VERKLIGEN inte tas med utanför kontoret ALLS, inte ens tillfälligt. Enklaste är att klistra upp lathundarna på väggen eller på någon platta så att de blir besvärliga att ta ner. Eller låta dem finnas i en rolodex på kontoret.

Så det blir mer uppenbart att de inte tas med utanför kontoret.


Om det inte alltid går att ha fast personal, kan man ersätta det med att låta fast personal jobba på de tider då det sköts viktiga angelägenheter, t.ex. medicin m.m.

Faktum är ju att i LSS boenden är det ju så att medicinuppgifter inte får tas av vem som helst heller, utan det ska delegeras av rätt person.
Sedan finns det ett undantag jag hört om det är när medicinen sköts via dosett. Då kallas det "Förlängda armen" typ och då är det OK utan korrekt delegation.

Men då behöver ju vikarierna inte information om medicinen utan behöver bara åtlyda dosettens anvisningar.

Tacksam för dina svar.

Undantag för delegering finns dock inte. Spelar ingen roll om det är dosett eller apodos. Om inte personal har delegering får lss-sjuksköterska komma. Dock kan medicin skrivas ut i förtid av delegerad personal om brukare så vill. Och tas senare, vanligtvis om brukaren ska på daglig verksamhet eller annan aktivitet. Vissa brukare har även egenvård. Delegering är väldigt viktigt för all personal, inklusive vikarier, då medicin tas ofta.

Då brukare inom den personkrets (personkrets 1) jag jobbar inom inte alltid har kapacitet till att hantera egenvård får de flesta med längre vikariat gå delegeringsutbildning.

Och något av det första ny personal gör är att skriva på tystnadsplikt. Så kanske inte GDPR gör någon skillnad när det gäller delegering?

Nope, men uppgiftsminimering gäller - dvs då kan det vara en vettig ide att utse en enda av vikarierna som får ha ansvaret för medicin, och låta denne ha tillgång till medicinuppgifterna. Resterande personal hålls utanför patientuppgifterna.

Vikarier kommer och går i rasande takt, så det kan bli svårt. Att rekrytera ny vettig personal är svårt, enligt många chefer. Inget populärt yrke tydligen

Syftar nu på per-arbetsdag. Dvs låt en av vikarierna ha hand om alla medicin & sjukvårdsuppgifter för dagen, och sedan låt den andra vikarien hållas utanför.

Är det en viss vikarie som är inne oftare, kan det vara vettigt att låta denne ha sjukvårdsuppgifterna.