Tappat bort ett kvitto, hur lösa det?

Hej!

Är kassör för en liten ideéll förening och vi har typ inga utgifter så det händer ingenting på vårat konto, förutom om vi får spons. Vi hade några hundra kvar på kontot då jag tog över som kassör och spenderade de på en liten kick-off. Men jag som kassör ska därför spara kvittot och sen bara häfta det på ett A4-papper där jag skriver hur mycket som gick åt och vad vi gjorde. Men efter ha sparat detta kvitto ett tag har jag på något märkligt sätt tappat bort kvittot på restaurangen.

Kan jag lösa detta på något sätt och bara skriva ett A4 och föra in det i de pärmar vi har? Eller hur löser man det här?

Försök att ringa restaurangen och be om en kopia på kvittot.

Är det inte svårt? För betalade med kontanter så vet bara datumet vi var där och ungefärlig tid.

Om det bara var några hundra så kan du ju bara lägga tillbaka det och se det som att det aldrig togs ut.

Hur menar du? Alltså vi hade en viss summa på bankkontot och sen tog jag personligen ut pengarna från en bankkomat och sen tänkte jag föra över så mycket som jag betalade på restaurangen, men har inte gjort det ännu.

Har du tänkt att föra över samma summa till kontot? Ja, vad ska du med kvitto till då?

Ja jag ska föra över pengarna från föreningens konto till mitt. Kvittot är för bokföring, alltså att man sparar det i en pärm, tidigare kassörer har gjort det, och sen skriver lite kort på en A4 vad man gjorde och hur mycket det kostade. Så kvittot är sjukt viktigt för bokföringen.

Du skulle ju bara kunna strunta i att föra över pengarna till dig själv så är det löst på sätt och vis. Det är i och för sig inget svar på din frågeställning.

Ett kvitto behöver inte komma från en kassaapparat i samband med köpet. Det går bra med en handskriven lapp från restaurangen så här i efterskott om dom minns dig och om de går med på det.

Jo det kan jag ju göra men det lär behövas bokföras på något sätt. Vi var på restaurangen i oktober förra året, känns inte som de kommer komma ihåg. Så blir svårt att få ut ett nytt kvitto från dem.

Maila Skatteverket och fråga om det är OK att ni gör ett handskrivet kvitto på ditt uttag från föreningens kassa, där det framgår varför du tar ut pengarna. Om Skatteverket säger att det funkar så förklarar du för övriga föreningsmedlemmar att du tappat kvittot och frågar om det är OK att du tar ut de hundralappar det handlar om från föreningens kassa mot ett handskrivet kvitto (som kanske en eller flera av dom signerar). Ger dom sitt godkännande så är situationen löst.

Bör väl tillägga att jag inte är minsta kunnig på området, så vet inte vad Skatteverket skulle säga, men ovanstående tillvägagångssätt är i vart fall så som jag hade gjort. Om Skatteverket säger nej när du frågar dom så är det inte så mycket mer att göra, då får du stå för misstaget att du tappat kvittot och att du därför fick pynta ut för maten. Dock kan det ju vara på sin plats att informera de övriga i föreningen även då, utifall någon senare undrar varför middagen inte finns med i redovisningen.

Okej ska göra det, men om de inte godkänner det ska jag inte föra över nå pengar från kontot till mig och inte skriva någonting i pärmarna vi har utan bara låtsas som att vi inte ätit något typ?
Men isåfall hur blir det med deklarationen när man ska skriva i vilka utgifter man haft? För där tänkte jag ju skriva att vi hade hade spenderat så mycket som det kostade under 'Övriga rörelsekostnader' på deklarationen.

Jag är som sagt inte kunnig på området, redovisade bara hur jag hade gjort, alltså först kontrollerat med Skatteverket.

Vad gäller din fråga, så inser du väl att du inte kan skriva ner utgifter som föreningen haft. För det är ju så det är - det är du som privatperson som har haft en utgift, inte föreningen. Och så förblir det, tills du antingen hittar kvittot eller tills dess att du får OK från Skatteverket och övriga föreningsmedlemmar, och då kan få ersättning för ditt privata utlägg från föreningens kassa.