Dokument för godkännande av altanbygge?

Vi har planer på att bygga altan. Vi har pratat med kommunen, men vi behöver inget bygglov. Däremot behövs godkännande från grannen om det hamnar mindre än 4,5 m från tomtgränsen.
Frågor:
-Vad ska vi skriva i det dokumentet? Kan man skriva ett eget eller måste man ha något från kommunen? (har svårt att vänta till måndag och själv fråga kommunen då grannarna reser bort i två veckor)
-Behöver samtliga ägare av grannhuset skriva under eller räcker det med en?

Tack på förhand!

Du kan skriva ditt eget men var noga med att all information kommer med. Ta gärna med en enkel skiss där mått framgår så hen inte kan komma i efterhand och säga att tillståndet inte gällde en så stor altan eller annat läge etc.
Se till att ni gör dokumentet i två exemplar som ni båda skriver under så grannen har ett och du har ett.

Jag tror att det räcker med att en av personerna som äger fastigheten skriver under, men jag är inte säker så någon annan får gärna bekräfta det.

Har du nån tomtkarta med ritning ??

Jag tog en karta där bygget var inritat, grannarna skrev namntäckningar direkt på ritningen på sina repektive tomter, det tipset fick jag av komunen.

Namntäckning.
Namnförtydligande.
Telefonnumer.