Vid anställningsintervjuer hos en statlig myndighet så skall information som delges myndigheten och som är av vikt för ärendet antecknas.
"Uppgifter som myndigheten får vid intervjuer och anteckningar referenstagningar måste antecknas och tillföras akten i den mån de kan ha någon betydelse för anställningsärendet (JO 1980/81 s. 456). Anteckningarna blir därmed en offentlig handling (15 § FL och JO 1967 s. 192 ff.)."
Det är ju sedan möjligt att begära ut denna/dessa från myndigheten i fråga och så har skett. Problemet är att myndigheten först avslog begäran, vilket besvarades med en begäran om överprövning, vilken bifölls. Det som sedan lämnades ut var inte de dokument som begärdes utan i stället lämnades en sammanställning ut. Originaldokumenten, totalt AntalIntervjuare*AntalIntervjutillfällen, var i form av en utskriven blankett som fylldes i för hand. Sammanställningen var inte en potentiell handling, dvs en utskrift från en databas, utan i form av ett dokument som en tjänsteman skrivit, signerat och därefter skannat in.
När detta påpekades så menar myndigheten att originalhandlingarna inte finns kvar. Ansökningshandlingarna som skickas in till myndigheten sparas enligt uppgift i två år och förstörs därefter. Hur lång tid skall myndigheten spara de anteckningar och bedömningsprotokoll som gjordes i samband med intervjuerna? Rimligt vore väl att spara det material minst under tidsperioden för att inkomma med ett överklagande, i detta fallet 3 veckor, och utöver det, även tiden då ett överklagandeärende pågår.
"Uppgifter som myndigheten får vid intervjuer och anteckningar referenstagningar måste antecknas och tillföras akten i den mån de kan ha någon betydelse för anställningsärendet (JO 1980/81 s. 456). Anteckningarna blir därmed en offentlig handling (15 § FL och JO 1967 s. 192 ff.)."
Det är ju sedan möjligt att begära ut denna/dessa från myndigheten i fråga och så har skett. Problemet är att myndigheten först avslog begäran, vilket besvarades med en begäran om överprövning, vilken bifölls. Det som sedan lämnades ut var inte de dokument som begärdes utan i stället lämnades en sammanställning ut. Originaldokumenten, totalt AntalIntervjuare*AntalIntervjutillfällen, var i form av en utskriven blankett som fylldes i för hand. Sammanställningen var inte en potentiell handling, dvs en utskrift från en databas, utan i form av ett dokument som en tjänsteman skrivit, signerat och därefter skannat in.
När detta påpekades så menar myndigheten att originalhandlingarna inte finns kvar. Ansökningshandlingarna som skickas in till myndigheten sparas enligt uppgift i två år och förstörs därefter. Hur lång tid skall myndigheten spara de anteckningar och bedömningsprotokoll som gjordes i samband med intervjuerna? Rimligt vore väl att spara det material minst under tidsperioden för att inkomma med ett överklagande, i detta fallet 3 veckor, och utöver det, även tiden då ett överklagandeärende pågår.
