Automatisera/Effektivisera Ekonomi&Admin

Tjena Flashbackare!

Som min rubrik lyder, hur effektiviserar man ekonomi och administration med dagens teknik och leverantörer?

Hur man ska tänka vid start av ett bolag för att förenkla driften och kostnaderna, men inte minns den tid man själv lägger på Ekonomi och administration.

Vad gäller bokföring så går min tankar på Fortnox.
Leverantörsfakturor hade varit smidigast om dessa "kom in av sig själv" för digital attestering, outsourca scanningen(Tips och råd önskas?...). Kontering och liknande får manuellt hanteras till en början, dock så ska man slippa hanteringen(Tips och råd önskas?...). Man ska också kunna skapa betalnings filer för uppladdning på banken för betalning.

Gällande fakturering så gillar jag funktionen som man har på billogram.com, bra översikt samt smidigt för litet bolag i växande form att bli större i, kostnaden är per faktura och branschen jag tänker mig hanterar vi större belopp per faktura, sällan mindre än 10 tkr. Vidare så exporterar man bara ut SIE fil som sedan kan importeras i Fortnox, väldigt kostnads effektivt! Smidigt att man inte behöver köra iväg och posta utan fakturan samt postningen löser billogram!

Löner/Tidsrapporter, detta kan jag inte mycket om, men efter en kort titt på Fortnox så finns där också tidrapportering och liknande, som man undrar lite hur detta system fungerar osv. Samt ifall någon känner till något annat system?

Kontentan för allt är att det måste vara öppna och integreringsbara med andra system!

Branschen jag tänker på är konsultverksamhet där man arbetar under olika projekt och tidredovisar i olika projekt som belastar slutkunderna!

Välkomna med förslag

Rekommenderar dig att läsa "4 timmars arbetsvecka" av Tim Ferris. Kärnan i boken är "Automatisera/Effektivisera Ekonomi&Admin".
Lycka till

Tack för tipset

Efter ha läst lite smått måste jag säga, wow, intressant bok!!

Samtidigt så är jag också ute efter synpunkter och förslag, någon som har konkreta tips och råd kanske, man kanske ska hålla sig undan någon leverantör osv?...

Du kan få fakturor scannade via t.ex. Readsoft Online.
Detta syncar sedan med Fortnox.

Däremot kostar det en del i licenskostnader etc..

Har du personligen erfarenhet av systemet, hur är betalningsmetoden för kostnaden, är det per faktura eller typ av abonnemang?

Du är inne på helt rätt spår.

Man kan automatisera väldigt mycket av det administrativa genom att använda onlinetjänster som har API:er och som kan prata med varandra. Det här möjliggör även extremt smidig outsourcing av t.ex. bokföring, redovisning, inköp och all pappershantering.

I många fall kan man med ganska enkla medel automatisera processer till i stort sett 100%. Man kan t.ex. sätta beställningspunkter för sina lagervaror så att det automatiskt skickas en inköpsorder till leverantören. Det går till och med att outsourca hela logistiken för en e-handlare genom tredjepartslogistik. Det innebär att du har ditt lager hos en tredjepart som tar hand om hela logistikkedjan, dvs emot dina inköpsordrar, packar upp dem och sätter upp dem i hyllor, plockar, packar och skickar utgående ordrar samt hanterar returer.

Man kan med andra ord driva en e-handel utan att lyfta ett finger för att den löpande verksamheten ska fungera. Även marknadsföring och kundtjänst går såklart att leja ut även om det kanske inte är att rekommendera.

Allt det här behöver inte ens bli speciellt dyrt och de flesta kostnaderna är rörliga(d.v.s. baserade på hur mycket du säljer). Beskriv din verksamhet lite noggrannare så kan jag ge mer specifika tips.
PostNord (f.d. Posten AB) har en tjänst för automatisk(åtminstone för din del) inskanning av all post som verkar väldigt bra. Jag har inte testat den själv, men det ska vad jag förstår inte varanågra problem att synka upp filerna automatiskt till ditt affärssystem(t.ex. Fortnex eller Specter) om du har dukumenthanteringsmodelen.

Ja, har erfarenhet av systemet.

Systemet hanterar delar av din leverantörsreskontra dvs scannar samt arkiverar leverantörsfakturor.

Systemet kan sedan tolka information (t.ex. läsa ut moms-belopp) samt förvalda kostnadskonton (per leverantör) vilket gör att processen blir tidseffektiv.

Kostnaden beror på.. Tjänsten kan köpas tillsammans med licens från olika redovisningsbyråer och då är det en kostnad på ca 15-20kr/faktura som scannas (kostnaden för inscanning samt arkivering).